Het sleutelwoord is hier natuurlijk ‘onnodig’. Hoe weet je of werk nodig is of niet? Het begint allemaal met weten wat je doelen zijn – werk dat je dichter bij je doel brengt (en waarschijnlijk ook dichter bij het doel van de organisatie waar je werkt) is kritisch, essentieel. Beperk alles wat niet essentieel is, want daar verspil je je tijd aan. Als je alle klussen aanpakt die op je bordje terecht komen, kun je enorme hoeveelheden werk verstouwen terwijl je absoluut niet productief bent! Je bent alleen maar productief als je iets doet wat je dichter bij je doel brengt. Stel iemand belt je en zegt dat-ie NU iets nodig heeft. Het zou inderdaad kunnen dat diegene dat onmiddellijk nodig heeft, maar het zou ook zomaar kunnen dat dat niet jouw ‘probleem’ oftewel verantwoordelijkheid is! Valt helpen van deze persoon binnen jouw taakomschrijving? Wellicht wel als het een belangrijke klant is, maar als het een collega is die van zijn werk jouw werk probeert te maken, is dat onnodig werk voor jou! Gehoor geven aan zo’n verzoek is verspilling van jouw tijd. Kijk elke week goed naar je actielijstje. Bekijk elke taak en vraag je af of die echt noodzakelijk is en bij welk doel je dichter in de buurt komt als je die taak uitvoert. Als het je niet dichter bij JOUW doel brengt, haal ‘m dan van je actielijst af of zorg dat-ie bij de juiste persoon terecht komt.

De volgende stap is net zo belangrijk. Als er nieuwe taken bijkomen, zeg dan ‘nee’ tegen onnodig werk. Denk goed na over elk verzoek. Zijn het dingen die niet noodzakelijk zijn of niet vallen binnen jouw takenpakket zeg dan dat je er geen tijd voor hebt. Je eigen projecten hebben voorrang op het werk van iemand anders. Verwijs ze eventueel door. Wees beleefd, maar voel je niet schuldig! Als het je baas is die met extra werk komt, wordt het misschien tijd voor een gesprek over doelen en prioriteiten. Zorg dat je op één lijn zit over jouw doelstelling voor de komende periode en vraag desnoods of extra werk aan iemand anders kan worden gegeven. Vertel je baas duidelijk dat het extra werk jouw productiviteit in de weg staat. Neem je deze stappen niet, laat je niet duidelijk blijken hoe de zaken ervoor staan en zeg je geen ‘nee’ dan word je overspoeld met werk dat je niet zou hoeven doen. Verwijder zoveel mogelijk niet-essentiële taken en focus op de dingen die er wèl toe doen.