De meeste mensen zijn niet dol op vergaderingen. Ze horen bij je werk, maar verhinderen eerder dat je je werk kunt doen dan dat ze je helpen je werk te doen. Toch lijkt het alsof we steeds meer tijd in vergaderkamers doorbrengen. Als je een aantal vergaderingen goed analyseert, zul je zien dat er een hoop tijd wordt verspild. In een uur vergaderen had je 10 dingen in je eentje kunnen doen. Als dat ook op gaat voor alle andere leden van de vergadering betekent dat een groot verlies aan productiviteit! Zijn er vergaderingen waar je geregeld naartoe gaat die je zou kunnen missen? Als je denkt dat het antwoord ‘nee’ is, moet je er misschien nog eens over nadenken. Het zou kunnen dat een vergadering ‘verplicht’ is, maar als je het goed bespreekt met je baas kom je waarschijnlijk toch samen tot een oplossing. Laat hem of haar maar zien hoeveel meer je voor elkaar kunt krijgen door niet te komen en hoe je in een simpele e-mail de input kunt geven waar je voor bij de vergadering moest zijn – in een fractie van de tijd. Kun je besluiten om de komende tijd niet naar vergaderingen te gaan? Gewoon door te zeggen: ‘sorry, ik kan niet komen. Ik ben druk met een andere klus.’ Dat is namelijk altijd waar! Je bent altijd met dingen bezig die meer bijdragen aan het halen van je doel dan het bijwonen van een vergadering. Natuurlijk kun je niet onder al je vergaderingen uit. Daarom zijn hier wat tips om ze in ieder geval effectiever te maken.

1. Elke vergadering moet een agenda hebben. Zo weet iedereen van tevoren wat er op tafel komt en kunnen ze zich voorbereiden.
2. In de agenda moet ook de gewenste output staan. Als het niet in de agenda staat, is het de eerste vraag die je zou moeten stellen als de vergadering begint: Wat is het doel van deze vergadering? Wat willen we met deze vergadering bereiken?
3. Maak aantekeningen van de belangrijkste punten, met name de actiepunten. Zet sterretjes of pijltjes bij de actiepunten zodat die aan het eind van de vergadering goed duidelijk zijn.
4. Herhaal de actiepunten nog een keer aan het eind van de vergadering. Iedereen zou de vergadering uit moeten komen met een duidelijk beeld van de beslissingen en van wie wat gaat doen.
5. Voeg alle actiepunten meteen toe aan je ‘te doen’ lijst. Zo vergeet je ze niet!
6. Zit je alsnog gevangen in een nutteloze vergadering zorg dan dat je iets te lezen bij je hebt. Gebruik de tijd dan maar zo effectief mogelijk door planningen te maken voor andere projecten of te brainstormen.

De beste lange termijn strategie is het management ervan te overtuigen dat de meeste vergaderingen verspilde tijd zijn en dat vergaderingen die echt onvermijdelijk zijn zo kort en effectief mogelijk moeten zijn. En wat dacht je van dit idee: i.p.v. zittend vergaderen een staande vergadering. Moet je zien hoe snel je er dan uit bent!